Управление задачами
IT Audit – программа по управлению задачами позволяет ставить задачи сотрудникам и помогает эффективно организовать контроль исполнения поручений.
Создание и контроль задач в IT Audit производится через различные устройства и приложения:
- Desktop-приложение на компьютере под Windows
- Web-интерфейс для работы через Интернет-браузер
- Приложение на Android и iOS для работы на iPhone и iPad
Постановка задач сотрудникам
Задание сотрудникам может быть создано несколькими способами:
По заданию приводится детальное описание поставленной задачи и прикрепляются файлы в карточке задачи.
После создания задачи руководитель нажимает на кнопку В работу и исполнитель получает уведомление о новой задаче.
Создание повторяющихся задач
В программе могут автоматически создаваться повторяющиеся задачи. Период повторения может настраиваться по дням недели, месяцам, годам.
По заданию могут быть созданы подзадачи. Полученное задание может быть делегировано и (или) распределено между несколькими соисполнителями.
Уточнение исполнителем поставленной задачи
Исполнитель имеет возможность в карточке задаче в режиме чата задать инициатору поручения или контролирующему лицу возникающие вопросы. Инициатору поручения будет направлено уведомление о наличия комментария к поручению.
Выполнение задачи исполнителем в программе управления задачами
Получив уведомление о создании задания и ознакомившись с поставленной задачей исполнитель приступает к ее выполнению. Чтобы инициатор знал, что исполнитель приступил к выполнению задачи, исполнитель в карточке задачи нажимает кнопку Начать выполнение. Инициатор поручения и контролирующее лицо получит уведомление о начале исполнения поручения.
По завершению выполнения поручения исполнитель имеет возможность прикрепить к выполненному поручению необходимые файлы и внести свой комментарий. Как только задача выполнена, исполнитель нажимает кнопку Выполнено. Автор задания получит уведомление о завершении выполнения поручения.
Проверка руководителем выполнения поставленной задачи
Как только исполнитель выполнит задание, инициатор и контролирующее лицо получит сообщение. Полностью выполненное задание принимается инициатором и снимается с контроля. Для этого в карточке поручения руководитель нажимает кнопку Завершить.
Если поручение требует доработки, выполнение поручения может быть отклонено и направлено на доработку с указанием причин, по которым его исполнение не принято.
Список задач в программе управления задачами
Созданные в программе поручения приводятся в виде списка задач.
Набор колонок в списке задач пользователи могут настроить под свои потребности. Например, наряду с содержанием задачи, дедлайном и исполнителем задачи будет в списке задач будет доступны: инициатор, наименование проекта, % выполнения задачи и т.д. Выполненные настройки сохраняются и будут доступны при следующем запуске программы.
Список задач в программе IT Audit может быть представлен в виде Диаграммы Ганта.
Отслеживание просроченных задач при управлении задачами
Программа по управлению задачами IT Audit помогает отслеживать задачи, срок исполнения по которым истекает, информирует о просроченных задачах.
Разграничение прав доступа к заданиям
Программа управления задачами позволяет ограничить доступ к заданиям, по которым пользователь не является исполнителем или контролирующим лицом. Пользователю, без дополнительных прав доступа, будут недоступны задания, предназначенные другим сотрудникам.
При этом руководитель подразделения сможет ознакомиться с задачами своих подчиненных сотрудников.
Уведомления по задачам: надежность, оперативность
Информация о возникающих событиях по задачам доводится до сотрудников с использованием системы уведомлений. Уведомление формируется в момент наступления соответствующего события (например, создание документа, постановка задачи) и приводится в виде всплывающего сообщения над строкой состояния.
Если сотрудника, которому предназначено уведомление о поручении, не было на месте, уведомление ему будет доставлено, но чуть позже. Интервал вывода сообщений настраивается в промежутке от 5 до 60 мин. Для большей надежности уведомления приходят не только в виде всплывающего сообщения в программе, но и на электронный адрес сотрудника.